Общи условия на Аидос ООД (14-11-2024)

Our Terms & Conditions in English you can find here: https://aidosbg.com/general-terms-conditions/

Съдържание

1. Въведение

Настоящите условия очертават общите принципи и оперативната рамка на Аидос ООД, които се прилагат към предоставянето на нашите услуги. Като заявявате нашите професионални услуги, вие потвърждавате, че сте прочели, разбрали и сте се съгласили да спазвате тези условия.

Ние си запазваме правото да преразглеждаме тези Общи условия периодично, включително, но не само, годишни актуализации, промени, дължащи се на промени в държавните закони или разпоредби, промени в икономическите обстоятелства или по наше усмотрение. В случай на такива промени, ние ще ви уведомим и ще ви предоставим 60-дневен срок, в който да дадете своето потвърждение и приемане. Настоящите условия представляват неразделна част от Индивидуалния договор, подписан за услугите, предоставяни от Аидос ООД.

2. Нашите услуги

Аидос ООД е надлежно учредено дружество, вписано в Търговския регистър и Регистъра на юридическите лица с нестопанска цел към Агенцията по вписванията на Република България. Нашите услуги включват организиране на счетоводна отчетност, съставяне на годишни, междинни и други финансови отчети съгласно Закона за счетоводството на Република България, както и предоставяне на счетоводни услуги, финансови и данъчни консултации, представителство на юридически лица и всякакви други свързани търговски дейности, които не са забранени по закон. Следва да отбележим, че Аидос ООД не е регистрирано като одиторска фирма.

3. Комуникация и време за реакция

Ефективната комуникация е от първостепенно значение за безпроблемното сътрудничество. Наложително е да предоставяте и поддържате точна документация и информация през целия срок на нашия ангажимент. Основните канали за комуникация ще бъдат електронните чрез имейл, като се очаква оригиналната документация да бъде изпратена по пощата. Навременното получаване на вашите документи и информация е от решаващо значение за спазването на наложените от държавата срокове. Въпреки че се стремим да осигурим бърза обработка на вашите материали, е възможно да възникнат забавяния поради различни причини, като например неправилни указания или намеса на трети страни. При изпращане на каквато и да е документация, ваша отговорност е да потвърдите получаването незабавно.

Аидос ООД се ангажира да предоставя своевременно обслужване на нашите клиенти. При нормални обстоятелства ние се стремим да отговаряме на заявките на клиенти в рамките на два (2) работни дни. Въпреки това времето за отговор може да варира в зависимост от обема и сложността на заявката. Ще направим всичко възможно да посочим приблизителна времева рамка за пълен отговор, ако се очаква срокът да надхвърли два работни дни.

Нашите данни за контакт са както следва:

Адрес: гр. София 1000, България, район Средец, ул. Уилям Гладстон 37 Телефон: + 359 2 981 30 82 Email: info@aidosbg.com

За допълнителна сигурност, моля, включете имейл адреса на вашия счетоводител или специалист по изплащане на работната заплата в поле CC.

4. Съответствие с ОРЗД

Потвърждаваме нашето съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета (Регламента) относно защитата на лицата по отношение на обработването на лични данни и свободното движение на такива данни. Цялото обработване на лични данни се извършва в съответствие с принципите и определенията, посочени в Регламента, като се гарантира законосъобразно, честно и прозрачно обработване, съчетано с подходящи мерки за сигурност за защита срещу неразрешено или незаконно обработване.

В случай на нарушение, свързано с обработването на лични данни, заинтересованата страна е длъжна да ни уведоми своевременно с цел предприемане на подходящи действия и разрешаване на въпроса. Нашата политика по ОРЗД може да бъде намерена на https://aidosbg.com/aidos-policy-on-GDPR/. Наред с това е необходимо да подпишете Договор за обработка на данни отделно от нашия договор за счетоводно обслужване.

5. Идентификация и проверка на клиента

В съответствие с мерките за борба с изпирането на пари, Аидос ООД се задължава да идентифицира и верифицира своите клиенти преди да започне да предоставя услугите. От клиентите се изисква да предоставят необходимата информация и документация за тази цел преди започване на счетоводното обслужване.

6. Счетоводство

Аидос ООД спазва стриктно нормативните срокове, които зависят от това дали дружеството е регистрирано по ДДС. За дружествата, регистрирани по ДДС, сроковете за месечно деклариране изтичат на 14-то число на всеки месец, следващ предходния месец, като плащането на ДДС се дължи до същата дата. Документацията за предходния месец трябва да бъде предоставена на Аидос ООД не по-късно от 5-то число на следващия месец, за да се улесни навременната обработка. За документите, получени след 6-то число, могат да бъдат начислени допълнителни такси за експресни услуги, възлизащи на минимум 25% от месечната такса или минимум 100 евро (без ДДС).

Документацията за предходния годишен данъчен отчет трябва да бъде предоставена на Аидос ООД не по-късно от 30 април на следващата година за улесняване на навременното обработване на годишните отчети.

За дружества, които не са регистрирани по ДДС, се очаква също ежемесечно предоставяне на документи за проследяване на оборота за евентуална регистрация по ДДС. Дружеството Възложител се задължава незабавно да информира Аидос ООД преди достигане на оборот от 100 000 лв. за период от 12 месеца. Непредоставянето на документи в срок за оценка на оборота освобождава Аидос ООД от отговорност за произтичащите от това санкции или действия, предприети от държавни органи.

Сроковете за годишно деклариране и данъчни плащания са определени, както следва:

● Лица, упражняващи свободни професии: 30 април за предходната година

● Декларация за липса на дейност: 30 юни за предходната финансова година

● Плащане на корпоративен данък: 30 юни за предходната година

● Авансово плащане на корпоративен данък: 1 декември за текущата данъчна година

● Публикуване на годишните отчети: 30 септември в Търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел.

7. Платежна ведомост

При наемане на служител се изисква сключен трудов договор (в някои случаи и граждански). За да осигурите навременна подготовка и регистрация, моля, предоставете цялата необходима информация за договора най-малко три работни дни преди планираната начална дата. Различни задължения и отговорности трябва да бъдат изпълнени в съответствие с определени нормативни срокове, включително, но не само:

● а) Регистрация на трудовия договор до 3 дни след подписването, преди постъпване на работа;

● б) Дерегистрация на трудовия договор: *По взаимно съгласие: Моля, предоставете цялата необходима информация поне три работни дни предварително, за да можем да подготвим необходимите документи. *С едномесечно писмено предизвестие: Моля, уведомете ни веднага щом предизвестието бъде връчено на работодателя.

● в) Подаване на декларации за нает персонал и осигуровки до 25-то число на всеки месец;

● г) Подаване на уведомления за отпуск по болест: Моля, изпратете ни документа за отпуск по болест веднага след издаването му на служителя или до два дни след отсъствието от работа.

● д) Представяне на следните документи: *Удостоверение(я) за доходи от предишен(и) работодател(и): Моля, изпратете ни ги през първата седмица на декември или по-рано, веднага след като бъдат издадени. *Декларации за данъчни облекчения за деца: Моля, изпратете ни ги през първата седмица на декември.

● е) Удостоверение A1 и Удостоверение за двойно данъчно облагане: Моля, изпратете ни ги възможно най-скоро.

● ж) Тримесечни декларации по чл.55 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица.

● Навременното подаване на документи за платежните ведомости е от решаващо значение за избягване на потенциални глоби от държавните органи. Непредоставянето на необходимата информация в посочените срокове може да доведе до допълнителна такса от 25 EUR (без ДДС) на лице по ведомост.

8. Поверителност

Цялата комуникация между страните се третира като поверителна. И двете страни се съгласяват да запазят поверителността на цялата обменена информация, освен когато разкриването се изисква по закон, от държавни или регулаторни органи. В такива случаи разкриващата страна трябва незабавно да информира другата страна.

Това задължение за поверителност обхваща и всички подизпълнители, ангажирани от която и да е от страните.

9. Отговорност

Договорът и услугите, предоставяни от Аидос ООД, са за изключително ползване и се предоставят в полза на клиента и Аидос ООД не носи отговорност пред трети страни. Аидос ООД не носи отговорност за действия, предхождащи сключването или последващи прекратяването на договора, нито за загуби, вреди или разходи, възникнали в хода на търговската дейност на клиента или неспазване на нормативни задължения.

Аидос ООД не носи отговорност за държавни такси, задължения за социално осигуряване или неустойки, произтичащи от неизпълнение от страна на клиента на законови задължения или непредоставяне на документация в срок. Клиентите трябва да информират своевременно Аидос ООД, за да гарантират спазването на законовите срокове, свързани с наетия персонал.

10. Форсмажорни обстоятелства

Никоя от страните не носи отговорност за закъснения или неизпълнение, причинени от обстоятелства извън техния разумен контрол, като природни бедствия, война или действия на държавните органи. Засегнатата страна трябва незабавно да уведоми другата страна и да предприеме разумни стъпки за възобновяване на изпълнението възможно най-скоро.

11. Такси и условия на плащане

Нашите такси се определят въз основа на различни фактори, включително статут на дружеството на клиента, месечно или годишно натоварване, обем документи, изисквания към персонала и всякакви специални отчети или задачи, като например независими одити. Конкретните условия на плащане и месечната такса за счетоводство ще бъдат описани подробно във вашия индивидуален договор за счетоводно обслужване. Всички такси и суми, посочени в този документ, са без ДДС.

Ако се нуждаете от допълнителни услуги извън договореното редовно месечно обслужване, като например специфични консултации на почасова база или помощ при издаване на документи или съдействие по банкови въпроси, тези услуги ще бъдат предоставени само след договаряне на съответното предплащане.

В спешни случаи, когато спазването на законовите срокове е наложително, за да се избегнат евентуални глоби, Аидос ООД може да предприеме работа извън обичайното работно време срещу допълнително заплащане. Тази такса ще бъде изчислена въз основа на следните опции:

● Почасова ставка: 75 евро (без ДДС) на час

● 25% от месечната такса (без ДДС)

● Договорено общо допълнително плащане за работата (без ДДС)

По отношение на годишните счетоводни такси плащането трябва да се извърши предварително до 31 януари на годината на обслужване. За месечните такси плащането се дължи на 5-то число на месеца, за който ще се предоставят услугите, освен ако не е посочено друго в индивидуалния ви договор.

При забавено плащане Аидос ООД си запазва правото да начисли законна лихва от първия ден на забава. Законната лихва за забава е 10% плюс основния лихвен процент на БНБ.

Нашите такси покриват спазването на законовите изисквания за счетоводни услуги и услуги, свързани с платежни ведомости. Те обаче не включват такси за правни или данъчни консултации, консултации по специфични въпроси, административни процедури или лицензи, изисквани от специфичния характер на вашата търговска дейност.

Възможно е да бъдат направени корекции на месечната такса в зависимост от работната натовареност на дружеството. 

Аидос ООД си запазва правото да актуализира уговорената с индивидуалния договор месечна счетоводна такса спрямо ръста в средната работна заплата по местонахождение на извършването на дейността си.

Годишните корекции на месечната счетоводна такса ще се извършват от 1 януари на следващата година, въз основа на официалния процент на инфлация за предходните 12 месеца до края на ноември. Незабавна корекция на таксата ще настъпи, ако процентът на инфлация достигне 10% или повече от последния подписан анекс между страните.

Всички подобни корекции ще бъдат незабавно съобщени и приложени след взаимно подписан Анекс към вашия индивидуален договор.

Моля, обърнете внимание, че административните такси за данъчни консултации и административни услуги не са включени в месечните счетоводни услуги за 2024 г.:

● Данъчни консултации: 150 евро (без ДДС) на час

● Административни услуги: 75 евро (без ДДС) на час или договорена пакетна такса

12. Прекратяване на услугите

Предоставянето на счетоводни услуги може да бъде прекратено по взаимно съгласие на страните. В такива случаи ще бъде подписано споразумение за прекратяване, което да очертае изпълнението на неизпълнените задачи, крайните срокове и процедурите за предаване на документация и информация.

Всяка страна може да инициира прекратяване на услугите, като даде предизвестие. Въпреки това, Аидос ООД си запазва правото да прекрати договора и да прекрати обслужването без предизвестие при определени обстоятелства, включително:

● Неполучаване на възнаграждение: В случаите, когато възнаграждението не е получено в продължение на два месеца, прекратяването ще бъде незабавно.

● Неполучаване на изискуема документация или информация, изисквана от българските закони.

Конкретните условия за прекратяване ще бъдат подробно описани в индивидуалния договор между страните.

Клиентите или контрагентите могат също да инициират прекратяване на услугите, като дадат предизвестие от минимум три месеца, освен ако не е уговорено друго в договора.

Аидос ООД си запазва правото да откаже да приеме клиенти или да прекрати услугите с предизвестие, ако прецени, че дейността на дружеството противоречи на моралните норми, общоприетите човешки ценности или нормалното човешко поведение.

13. Процедури за предявяване на рекламации

Насърчаваме клиентите, които имат оплаквания, да ги съобщават по имейл на ръководството на Аидос ООД, като опишат естеството на проблема (имейл: henk@aidosbg.com). Ние се стремим да разрешаваме оплакванията по приятелски начин и бързо, давайки приоритет на удовлетвореността на клиента и конструктивното разрешаване на въпроса.

14. Приложимо право

Аидос ООД работи в съответствие с българското законодателство и всички услуги, договори и ангажименти се регулират от него. Споровете и претенциите, произтичащи от настоящите Общи условия, се разрешават изключително от българските съдилища.

Забележка: Всички такси и суми, посочени в настоящия документ, са без ДДС.